隨著信息化技術的發(fā)展，國家對招標采購過程監(jiān)管力度的加大，企業(yè)自身對招標采購工作的及時性、計劃性、采購效果要求的提升，企業(yè)（尤其是央企、國企）由傳統(tǒng)手工、紙質(zhì)方式向電子化、智能化、大數(shù)據(jù)化方式轉變已成為大多數(shù)企業(yè)的共識。但既有管理模式、采購思維、工作習慣等導致了許多企業(yè)招標采購業(yè)務在轉變過程中出現(xiàn)步子不快，深度不夠，廣度不全等問題?！?/p>
一場突如其來的疫情，導致一些企業(yè)出現(xiàn)”雖有企業(yè)電子化采購平臺，但招標采購業(yè)務仍難正常開展”的尷尬局面，使企業(yè)清晰地認識到加快招標采購活動全流程、全方位電子化的必要性和緊迫性。
本文介紹“企業(yè)e招采”電子化采購平臺四用四替第一用——電子代替紙質(zhì)，闡釋了如何將采購人從繁瑣、低效的工作中解脫出來，讓招標采購工作更高效、準確、智能。
一用電子代替紙質(zhì)
二用CA代替簽章
三用手機代替PC
四用分散代替集中
1、用電子物資數(shù)據(jù)代替手工管理
生產(chǎn)類企業(yè)對于采購工作的管控從采購計劃開始，有的甚至直接關聯(lián)到銷售合同，怎樣做到物資的全過程管理是企業(yè)一直尋求解決的難題。我們系統(tǒng)提供全套的物資全過程的管控功能，實現(xiàn)物資全過程管控跟蹤。
2、用電子招標文件替代紙質(zhì)文件
傳統(tǒng)招標文件編制，招采經(jīng)辦人使用office等辦公軟件進行編制，不僅要關注招采過程，還要進行調(diào)整文件格式等工作，文件審核也較為繁瑣，還很容易出錯。
一些有經(jīng)驗的經(jīng)辦人會積累自己的招標文件模板，但無法實現(xiàn)“經(jīng)驗”的共享。招標文件電子化、模板化就很好的解決這一問題，集中采購部門統(tǒng)一定制各類項目的招標文件模板，模板根據(jù)項目運行實際情況進行調(diào)整或者新增模板。
招標文件模板通過“挖空”的形式，使招標經(jīng)辦人關注“符合性檢查項”、“評分標準”等個性化內(nèi)容，減少對通用內(nèi)容的關注，提高了工作效率的同時也減少了內(nèi)控風險。
為了后期的審查和調(diào)用，招標文件一般要完整存檔15年。隨著項目的積累，人員的變動，這些紙質(zhì)文件將面臨嚴峻的儲存和保管問題，需要有專門的保管辦法防止意外受損。而電子版文件存在服務器上，只占用硬盤空間，且服務器內(nèi)容會進行備份，更符合企業(yè)的利益需求。
3、用電子質(zhì)疑澄清替代紙質(zhì)澄清
供應商收到項目采購邀請下載招標文件后，可在規(guī)定時間內(nèi)在線填寫提交質(zhì)疑信息，平臺即時提醒項目經(jīng)辦人員查看項目質(zhì)疑信息，項目經(jīng)辦人員可實時在線單獨答復或公開回復，對質(zhì)疑信息進行澄清，相比線下紙質(zhì)質(zhì)疑及澄清，提高了質(zhì)疑澄清工作的效率。
4、用電子投標文件替代傳統(tǒng)紙質(zhì)模式
投標人在家即可編輯投標文件。基于離線投標客戶端，投標人只需一臺電腦，無需聯(lián)網(wǎng)即可做標書，離線環(huán)境既安全又方便。在投標過程中根據(jù)招標人設置好的模板進行內(nèi)容填充，每一項都有參考模板，每一項內(nèi)容的輸入都有校驗，有效避免因實質(zhì)性響應文件缺失而造成的廢標遺憾。制作完成的投標文件通過一鍵生成并證書加密，切實保護了文檔的安全。
5、用電子評標等模式文檔代替手工模式
系統(tǒng)按不同的采購方式設置評標報告模版，評委在線評審結束后，系統(tǒng)按評審結果自動生成評標報告內(nèi)容，省去了評委大量的基礎工作，提高了評審效率。
尤其是一個項目有多個分包、多個評審小組的情況下，系統(tǒng)可按評審組分別生成相應的評標報告，無需評委再翻閱標書去核對項目分包信息、投標人名稱、報價、以及未通過符合性審查的投標人等內(nèi)容。
6、用電子支付替代傳統(tǒng)支付模式
疫情期間，供應商可以通過電子支付實現(xiàn)標書費、投標保證金、中標服務費等采購類的財務付款。這樣既減少了使用現(xiàn)金到柜臺排隊轉賬的麻煩，也無需給招標單位遞送銀行匯款憑證，既提高了響應效率，也減少了外出感染的風險。
招標單位不用收取銀行匯款憑證，減少了面對面接觸的風險。通過電子支付實時到賬，可以實現(xiàn)財務數(shù)據(jù)和采購數(shù)據(jù)的聯(lián)通，系統(tǒng)自動對賬，減少工作失誤的風險，提高財務和采購的工作效率。
7、用電子保函替代紙質(zhì)保函
相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)保函，電子保函與接口直接對接，具有辦理便捷、方便查驗真?zhèn)?、全程電子留痕等?yōu)點。投標標人在線提交申請，采購系統(tǒng)自動跳轉保函平臺，投標人在保函平臺中辦理保函后，可下載獲取文件。
項目經(jīng)辦人通過平臺獲取經(jīng)辦項目的投標保證金交納情況時，自動包含電子保函相關數(shù)據(jù)。專家在項目評標評審階段，可以查看項目投標人的投標保證金交納及電子保函辦理的情況。項目結束后，項目經(jīng)理發(fā)送退款指令，快速解凍。
8、用電子權威數(shù)據(jù)替代供應商資質(zhì)證件現(xiàn)場審核
企業(yè)電子化采購系統(tǒng)與當前主流權威工商數(shù)據(jù)平臺天眼查、企查查數(shù)據(jù)對接。系統(tǒng)在線提供企業(yè)基本信息、經(jīng)營情況、風險信息、資質(zhì)證明、財務情況等權威數(shù)據(jù)信息，用戶直觀識別核對供應商注冊信息與權威信息的差異，便于用戶有效審定供應商。
權威渠道驗證、及時發(fā)現(xiàn)風險、規(guī)避風險，提升供應商管理水平，為采購工作提供更好服務保障?！?/p>
9、用電子項目數(shù)據(jù)代替紙質(zhì)查閱
企業(yè)電子化采購系統(tǒng)開發(fā)項目風險預警子系統(tǒng)，將項目管理要求內(nèi)嵌入系統(tǒng)，遇到風險及時通過短信郵件等手段推送相關管理者。同時相關數(shù)據(jù)準確可追溯、不可抵賴促進企業(yè)內(nèi)部監(jiān)管模式由現(xiàn)場階段監(jiān)管轉線上實時全程監(jiān)管。及時發(fā)現(xiàn)風險、規(guī)避風險，提升監(jiān)管管理水平，為采購工作提供更好服務保障。
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